PAYMENT ORDERS MANAGEMENT SERVICE FOR SCHOOLS
The challenge
The system used to collect payment orders from schools did not meet the minimum requirements to function effectively and be sold to the highest bidder.
The initial goal for the Schoolkassa platform was to have a system that was attractive so that it could be sold to a larger scale company that could take better advantage of its functionalities and grow the system more prominently. Initially they hired poorly trained developers who failed to meet the aforementioned objective. So a new team of developers was necessary, more capable and able to correctly face all the challenges posed by the termination of the platform, resulting in countless frustrations and delays.
Among the challenges were the need to receive, save and manage the data of some key actors in the system, which were stored in an external database, so it had to be periodically connected with another platform to synchronize said data. In addition, Schoolkassa was supposed to be able to create and handle payment orders while also allowing students’ caregivers to handle payments through an external PSP called Mollie.
The solution
Once the project was received, we continued to support the existing platform while working together to create a new and better version of it, which was scalable and allowed for much more stable long-term growth. After months of work and migrating the data to the new Schoolkassa platform, we were able to depreciate the old version and we continued with the clients adding more functionalities that increased their value until their sale was achieved.
Later on, after the change of owner, the amount of data handled increased to more than 4000% of what existed prior to the acquisition, for which it was necessary to change the infrastructure used and a solution was given to this situation that affected a crucial part of the system. Subsequently, we continue working for the growth and continuous improvement of the platform week after week, optimizing flows, connecting with an external messaging platform owned by the same owner and adding extra robustness to functionalities already developed, always taking into account the use that the end user would give to avoid adding unnecessary complexity.
El desafío
El sistema utilizado para el cobro de órdenes de pago de los colegios no cumplía con los requisitos mínimos para funcionar efectivamente y ser vendido al mejor postor.
El objetivo inicial para la plataforma Schoolkassa era tener un sistema que fuera atractivo para poder ser vendido a una empresa con una escala más grande que pudiera sacar mejor provecho de sus funcionalidades y hacer crecer al sistema de una forma más prominente. Inicialmente contrataron a desarrolladores poco capacitados que no lograron cumplir el objetivo mencionado anteriormente, por lo que fue necesario buscar a un nuevo equipo de desarrolladores más capaz y que pudiera afrontar correctamente todos los retos que suponía la terminación de la plataforma, resultando en un sinnúmero de frustraciones y retrasos.
Entre los retos estaban la necesidad de recibir, guardar y manejar los datos de algunos actores clave del sistema, los cuales estaban inicialmente almacenados en una base de datos externa por lo cual se debía conectar periódicamente con otra plataforma para sincronizar dichos datos. Además, Schoolkassa tendría que ser capaz de crear y manejar órdenes de pago de escuelas al tiempo que también le permitiera a los acudientes de los estudiantes gestionar pagos a través de una pasarela externa llamada Mollie.
La solución
Una vez recibido el proyecto seguimos dando soporte a la plataforma ya existente al tiempo que trabajábamos en conjunto para crear una nueva y mejor versión de esta, que fuera escalable y permitiera un crecimiento mucho más estable a largo plazo. Tras meses de trabajo y migrar los datos a la nueva plataforma Schoolkassa pudimos deprecar la antigua versión y seguimos adelante con los nuestros clientes añadiendo más funcionalidades que aumentaron su valor hasta que se logró su venta.
Posteriormente, tras el cambio de dueño, la cantidad de datos manejados incrementó hasta llegar a más del 4000% de lo que existía previo a la adquisición, por lo cual fue necesario cambiar la infraestructura usada y se le dio solución a esta situación que afectaba una parte crucial del sistema. Posteriormente seguimos trabajando para el crecimiento y mejora continua de la plataforma semana tras semana, optimizando flujos, conectándonos con una plataforma de mensajería externa poseída por el mismo dueño y añadiendo robustez extra a funcionalidades ya desarrolladas siempre teniendo en cuenta el uso que daría el usuario final para evitar añadir complejidad innecesaria.